На кожному підприємстві періодично повинна проводитися інвентаризація, тобто перевірка фактично наявного обладнання на складі по відношенню до даних, зазначених у документації. З цією метою складаються цілі комісії, члени яких несуть відповідальність за дотримання встановлених правил. У процесі заходу створюється інвентаризаційний опис. Вона і служить підставою для порівняння з первинною документацією.
Інвентаризаційний опис оформляється вручну
Отже, безпосередньо перед проведенням процедури звірки необхідно підготувати звітність на певну дату. Всі оборотні документи, прибуткові та видаткові ордери/накладні слід надати членам комісії. Найчастіше перевіряється наявність товару на складах за наявними даними про залишки матеріальних цінностей. Як правило, в кожному територіально відокремленому підрозділі призначається матеріально-відповідальна особа. Воно має документально обґрунтувати виявлені розбіжності. Рекомендується вести облік кожного товару за партіями і серійними номерами, адже це дозволить уникнути пересортиці і заощадить час на виявлення розбіжностей. Бланки інвентаризаційних описів розробляються фахівцями підприємства з урахуванням вимог нинішнього законодавства. Звичайно, заповнювати їх вручну досить складно і незручно. Тим не менш, економиться час, який було б витрачено для занесення даних в комп 'ютер. Після перевірки фактичної наявності обладнання на складі складається викривальна відомість, яка і дозволяє виявити невідповідність. Виконання подібної роботи вручну пов 'язане з одним серйозним недоліком: занадто висока ймовірність помилки, адже людський фактор завжди має місце бути.
Інвентаризаційний опис в електронному вигляді
На сьогоднішній день більш досконалою і менш трудомісткою вважається виконання перевірочних робіт за допомогою спеціалізованих програм і обладнання. Отже, товар на складі проходить спеціальне сканування, а отримані дані автоматично заносяться у встановлені форми. Після повного заповнення всіх аркушів формується інвентаризаційна відомість. Форма її може залишатися стандартною або коригуватися за бажанням замовника. Також в автоматичному режимі відбувається порівняння факту з даними бухгалтерського обліку. Зрештою фахівець отримує результат у вигляді списку невідповідностей, які може скоригувати на власний розсуд. Надлишок або брак товару відображається у вигляді актів на списання або оприбуткування товару.
Інвентаризаційний опис: поширені помилки
В першу чергу хочеться відзначити, що звірка фактичної наявності товару повинна проводитися регулярно. Безвідповідальне ставлення до подібних питань призводить до зниження рівня прибутковості підприємства і, як наслідок, зменшення розміру оплати праці. Інвентаризацію потрібно проводити якісно, не допускаючи поблажок і неуважності. При грамотному підході в період таких процедур можна виявити браковані або прострочені вироби, своєчасно списати непридатний товар і тим самим значно підвищити престиж фірми.