Навіщо складати положення про відділ?

Навіщо складати положення про відділ?

У будь-якій організації, будь то бюджетна або комерційна структура, часто виникає питання розмежування відповідальності не тільки між співробітниками, але і між структурними ланками. Положення про відділ відповідає на питання про те, навіщо сформовано в компанії даний підрозділ, які у нього цілі, завдання, права. Це дозволяє впорядковувати роботу всього підприємства, вирішувати виникаючі розбіжності, визначати відповідальність.

Про регламент

З якою метою створюють положення про відділи підприємства? Основне завдання даного документа - це найбільш повно описати місце відділу (служби, сектора) в компанії, а також його склад, статус і порядок взаємодії з зовнішніми і внутрішніми контрагентами.

Завдяки чітко викладеному опису цілей співробітники набагато краще розуміють стратегію підприємства, внесок свого структурного підрозділу в загальні досягнення.

Положення про відділ має статус організаційно-правового документа. Основна його роль полягає в тому, що поряд зі структурою і штатним розписом він регламентує повноту функцій, пріоритетність питань, ареал відповідальності, порядок управління підрозділом в компанії. Наприклад, положення про відділ кадрів описує, за які завдання по роботі з особовим складом воно відповідає, хто може займати посаду керівника, якими правами наділений начальник і так далі.

Як правильно створювати положення?

Якщо в компанії багато структурних одиниць, то рекомендують розробити шаблон. Типовий документ послужить підставою для написання інших документів. Наприклад, можна спочатку створити положення про відділи адміністрації, а погодивши їх структуру та оформлення, приступити до створення аналогічних документів по інших підрозділах і філіях.

Типове положення про відділ можна використовувати як стандарт, заклавши в нього правильну оформлення. У цьому випадку, всі локально-нормативні акти будуть зроблені в єдиному корпоративному стилі. Подібний прийом досить часто використовується в роботі, особливо якщо у складі підприємства багато структурних ланок, територіальна роз 'єднаність. Крім того, створення положень про підрозділ на основі типового займе набагато менше часу.

Вигляд

Розробка документа має проходити відповідно до державного стандарту 6.30-2003. Для бюджетних і муніципальних підприємств ця вимога обов 'язкова, а для комерційних компаній за бажанням. Тим не менш, рекомендується використовувати при створенні документів організаційно-розпорядчого характеру зазначений ГОСТ.

Текст розташовують на бланку підприємства, при цьому в ньому повинні бути зазначені параметри:


  • Вигляд документа.
  • Дата і номер.
  • Місце складання.

Крім того, у прийнятті організаційно-правових документів рівня положення зазвичай беруть участь кілька посадових осіб в організації, тому обов 'язково відведено місце для грифу затвердження та підписів.

Основні блоки

У положенні про структурні підрозділи не існує жорстко закріплених розділів, але виходячи з цілей документа, в нього включають такі частини:

  1. Загальні положення.
  2. Функції.
  3. Завдання.
  4. Структура.
  5. Відповідальність.
  6. Взаємодії.

У першому розділі потрібно відобразити повну і, якщо є, скорочену назву підрозділу. Тут перераховують, хто має право створювати і ліквідувати відділ, якими правовими і локальними регламентами керується у своїй роботі. Відображається порядок призначення керівників структурної одиниці та звільнення його від роботи.

Специфічні найменування робіт в рамках завдань перераховують в частині документа під назвою "Функції". У цьому розділі дають опис у вигляді робочих операцій виробничому процесу відділу. Наприклад, положення про відділ кадрів в частині функцій буде містити таке формулювання "забезпечує видачу довідок про заробітну плату" і так далі.

У третьому блоці перераховують тільки великі завдання відділу, які він вирішує в рамках свого напрямку діяльності.

У розділі "Структура" відображають місце відділу в компанії, підпорядкованість. Особливо це важливо, коли підприємство має розгалужений пристрій з філіями та відокремленими підрозділами.

У четвертому блоці документа обов 'язково окреслюються межі, в рамках яких відділення нічого відповідальність за свої дії. Вона може бути дисциплінарною, кримінальною, адміністративною. Відповідно, описують ступінь провини керівника даного структурного підрозділу.


Дуже важливо роз 'яснити в п' ятому розділі положення з ким, в яких випадках і з яких питань проводиться взаємодія відділу. Таким чином, структурні одиниці пов 'язує звітність, потоки інформації.

Крім перерахованих блоків, підприємства мають право доповнювати документ іншими необхідними розділами інформації.

Положення про відділ - це важливий документ, який прищеплює правильне розуміння цілей і завдань, вводить зрозумілий порядок роботи, визначає відповідальність.