У сучасному суспільстві з 'явилося багато нових професій, про які ще кілька десятків років тому навіть і не чули. Але нововведення поступово і вірно входять у наше життя, і вчорашні школярі замислюються про вічне питання "ким бути". Дівчат особливо приваблює професія "офіс-менеджер". Що це робота, і які навички необхідно мати, розгляньмо в цій статті.
Що за менеджер такий
З назви зрозуміло, що посада "офіс-менеджер" пов 'язана з перебуванням у кабінеті та управління поточними справами підприємства. Співробітник має справу з документацією, різною інформацією та відвідувачами.
В основному обов 'язки офіс-менеджера пов' язані з документами. Всім зрозуміло, що накази, довідки та інші папери повинні бути правильно оформлені, зареєстровані та відповідні зберігатися.
До того ж будь-яке підприємство завжди відвідують клієнти, замовники або партнери, і їх необхідно грамотно розподілити, щоб люди потрапили до потрібної їм людини. Всю інформацію, що надходить ззовні, також приймає офіс-менеджер, обов 'язки якого - правильно розподілити дані по підрозділах.
З людьми, які приходять в організацію, першим спілкується також працівник даної професії. І часом саме цього контакту буває достатньо, і не потрібно відволікати вищестоящих за посадою людей. Офіс-менеджер може дати потрібну відвідувачу інформацію або який-небудь документ. Якщо ж потрібен контакт з іншими людьми, визначає зручний для всіх час прийому.
Безпосередні обов "язки
Отже, ми розібралися, хто такий офіс-менеджер. Обов 'язки:
- Робота з вхідною та вихідною документацією. Систематизуючи всі листи (як електронні, так звичайні), може давати необхідні відповіді. Якщо це компетенція інших осіб, передає у відповідні служби.
- Є сполучною ланкою між відвідувачами і начальством. Реєструє відвідувачів, записує на прийом, допомагає з вирішенням первинних питань.
- Усі телефонні дзвінки і факси також надходять спершу до офісу-менеджера.
- Готує необхідні документи, такі, як накази, постанови, виписки.
- Збирає потрібну інформацію і складає по ній звіти, готує аналітичні зведення.
- Підготовка до нарад і конференцій також входить до кола його обов 'язків.
- Відповідальний за оснащеність офісу всіма необхідними приладдями. Відповідно, веде плановий облік наявності та потреб у матеріальних цінностях. Бере участь у закупівлі та прийнятті матеріальних цінностей.
Офіс-менеджер, обов 'язки якого дуже різнобічні, є, по суті, "господарем" офісу. Багато справ лежить на його плечах, і вся робота установи може зірватися без правильного і грамотного керівництва.
Як зайняти вакантне місце?
Щоб влаштуватися на роботу, насамперед потрібно розповісти і показати роботодавцю, хто ви такий. Для цього використовуються всілякі анкети і резюме.
Резюме офіс-менеджера, як і іншого офісного співробітника, має містити базові пункти, на які звертають увагу.
Основні пункти резюме
- Ф.І.О.
- Контактні дані.
- Освіта.
- Досвід роботи і досягнення.
- Особистісні якості.
До основних пунктів бажано додати щось від себе. Слід постаратися зацікавити потенційного роботодавця з тим, щоб із загальної маси він вибрав саме вас.
Хоча сама по собі може здатися нудною така робота, офіс-менеджер не загрузне в рутині. Від людини на цій посаді чекають креативу і самодостатності, тому і на відповідне резюме відразу звернуть увагу.
Оригінально представляємо себе
- Резюме офіс-менеджера, звичайно, має містити основні, звичні всім пункти. Але й одноманітні анкети теж всім вже набридли. Особливо небезпечно використовувати кліше, які набили оскому.
- Резюме - це не що інше, як самореклама. А офіс-менеджер являє собою всю організацію. Для цього, перш за все, потрібно зуміти уявити себе.
- Складають анкети, як правило, на комп 'ютері, і тому слід її красиво оформити. Бажано робити підзаголовки, кожну думку виділяти в окремий абзац. Цим ви покажете своє вміння чітко і логічно мислити.
- Не слід захоплюватися довгими пропозиціями, як правило, їх не прочитують до кінця і перемикаються на інше.
- Не бійтеся писати про свої захоплення, але не розтягуйте їх на півсторінки.
- Все ж головне для офіс-менеджера - наявність грамотності, чіткості та логічності, тому, складаючи резюме, пишіть без помилок, коротко і по суті.
- Описуючи свої особистісні якості, пам 'ятайте, що офіс-менеджер повинен бути товариський, вміти знаходити контакт з будь-якою людиною і бути при цьому доброзичливим.
Яка необхідна освіта
Для того щоб отримати роботу офіс-менеджера, найкраще мати вищу економічну освіту. Але навіть якщо у вас за плечима не економічний виш, а посада приваблює, можна пройти навчання на спеціальних курсах. У будь-якому випадку вища освіта завжди цінується роботодавцем більше, ніж середня, нехай і не економічна.
Також багато компаній висувають вимоги до знань мов. При цьому важливо як вільне спілкування, так і читання паперів, їх переклад.
Природно, офіс-менеджер зобов 'язаний розбиратися в оргтехніці і прекрасно володіти комп' ютерними програмами, необхідними в роботі.
Внаслідок того, що посадова офіс-менеджера вимагає підготовки та складання різної документації, необхідні початкові знання юриспруденції.
А якщо у вас за плечима курси з психології, то це тільки додасть шансів у працевлаштуванні. Адже співробітник на цій посаді дуже багато спілкується і покликаний вирішувати багато спірних ситуацій і конфліктів.
Секретар або офіс-менеджер: у чому різниця
Після роботи на посаді "секретар" офіс-менеджер може стати продовженням кар 'єри. У чому різниця і які відмінності роботи цих двох людей? Давайте розберемося.
Ви секретар, якщо:
- Відповідаєте на телефонні дзвінки.
- Ведете облік справ, зустрічей і планів керівника організації.
- Займаєтеся замовленням і видачею перепусток.
- У вашому веденні квитки на літак, бронювання готелю тощо.
- Готуйте чай і каву керівнику та відвідувачам.
- Отримуєте вхідну документацію і займаєтеся її перерозподілом.
Навіщо тоді потрібен офіс-менеджер?
Це свого роду крок на сходинку вище по кар 'єрних сходах. Як правило, у великих організаціях кілька керівників і, відповідно, секретарів. Передбачається велика робота. Офіс-менеджер є головним над ними і координує їхні дії.
Крім того, він займається координацією роботи молодшого обслуговуючого персоналу, такого, як різноробочі, прибиральниці. Якщо в компанії всього кілька автомобілів, то і водії знаходяться в його підпорядкуванні.
На плечах офіс-менеджера офісне обладнання: закупівля, списання, укладення договорів на поставку.