Отже, ви, звичайно, вже знаєте, що, починаючи з 2012 року, правила оформлення для касових операцій повною мірою стосуються всіх організацій і підприємців, які приймають за реалізовані товари, надані послуги або виконані роботи оплату готівкою, незалежно від наявності у них касового апарату.
Перелік касових документів
Обов 'язково складання таких документів:ПКО - прибутковий касовий ордер - при надходженні оплати; РКО - видатковий касовий ордер - при видачі (витраті) грошей з каси; касова книга - про неї докладніше далі, тому що вона є найголовнішим документом в даному випадку, і її заповнення викликає найбільшу кількість запитань. Ще одна обов 'язкова дія, нововведення того ж 2012 року, - щорічне затвердження ліміту грошей, що залишилися на кінець дня в касі. Затверджується він самостійно керівником кожного підприємства, користуючись встановленою формулою та даними про надходження до каси за попередній рік.
Касова книга - правила ведення
Для того щоб вести касову книгу, необхідно використовувати бланк затвердженої форми (КО-4). Заповнюється касова книга в електронному вигляді або в паперовому, використовуючи журнал, що продається в магазині, де купують бухгалтерські бланки. Записи в книгу вносять в той день, коли мали місце будь-які касові операції: прихід або витрата.
У паперовому вигляді
Для складання, як вже говорилося, використовують відповідний бланк. Перш ніж почати відання книги, її слід оформити належним чином. Обов 'язково заповнення титульного (першого) аркуша. Тут зазначається назва організації або ІП (прізвище, ім 'я, по батькові), номер форми за ОКУД, ОКПО і період на який складається касова книга. Період не може перевищувати календарного року, тобто навіть якщо в книзі на кінець року залишаються чисті незаповнені аркуші, ви все одно починаєте нову в наступному році. Якщо кількість записів протягом року перевищує допустиму бланком, то можливе складання декількох книг протягом року. Далі потрібно обов 'язково пронумерувати всі аркуші касової книги. Кількість аркушів вказується на останній сторінці. Касова книга прошивається в обов 'язковому порядку і скріплюється печаткою організації або ІП. Поруч з печаткою та зазначенням кількості аркушів проставляється підпис керівника.
В електронному вигляді
Як говорилося вище, можливо (і останнім часом має велике поширення) складання касової книги і в електронному вигляді. Для цих цілей використовується спеціальна програма для ведення касової книги або будь-яка бухгалтерська програма, що має функцію складання касових документів. Книгу можливо вести протягом року, роздрукувавши лише після закінчення, після чого вона, так само як і звичайна паперова, зшивається, скріплюється печаткою і підписом, а аркуші пронумеровуються.
Заповнення
У кожного аркуша касової книги є аркуш-двійник - звіт касира. У паперовому вигляді його заповнюють через копірку і відривають від аркуша касової книги, а в електронному роздруковуються два однакових аркуші, що мають лише різні назви. Звіт касира зберігається окремо від книги - зазвичай до нього прикріплюють ПКО та РКО, рух яких відображається у цьому звіті. Кожен аркуш касової книги складається з однакових пунктів: найменування, дата, залишок, початок дня, детальна інформація про документи приходу та витрати із зазначенням одержувачів і сум, залишок на кінець дня. Нижче зазначається кількість документів, зазначених протягом дня, і ставляться підписи касира і бухгалтера, який прийняв і перевірив касові документи. Слід зауважити, що при заповненні не допускаються помарки та виправлення. Якщо вони все-таки були допущені, то зміни візуються касиром і бухгалтером.