Як зберігати документи

Як зберігати документи

Як правильно зберігати документи? Хто з нас не задавався цими питаннями, дивлячись на кіпу документів, складених в акуратну або не дуже стопку паперів, що скупчилися на полиці, в шафі або просто на столі. Місце для зберігання документів необхідно вибирати відповідно до наступних чотирьох правил: Воно повинно бути: безпечним, легко доступним, зручним і не повинно перебувати на виду.

Інструкція

1. Найбільш оптимальним місцем зберігання документів, що відповідають всім правилам, є, безумовно сейф. Однак якщо ви не готові витрачати час і гроші на його покупку і монтаж, можна зберігати документи, наприклад, у банківській комірці. З іншого боку, навіть у квартирі або власному будинку можна знайти таке місце, де б документи знаходилися в повній безпеці. Це може бути шафа, сервант, антресолі, книжкова полку. Для більшої надійності полку можна замовити з подвійним дном. Словом тут все залежить тільки від ваших фантазії і можливостей.

2. Можна також розділити документи на кілька частин і прибрати їх у різні схованки. З одного боку це зручно, так як всі вони будуть знаходиться в надійних місцях і навіть у випадку крадіжки, є ймовірність, що більша частина залишиться на місці. Але не варто забувати і про другий пункт - легко доступність. Це важливо на випадок будь-якої надзвичайної ситуації, яка змусить всіх членів сім 'ї швидко залишати своє житло. І тут важливо не втратити дорогоцінний час і швидко забрати всі документи.

3. До речі про роздільне зберігання документів. Безумовно, якщо правильно їх структурувати, часу на пошук потрібного паперу буде йти менше. Але як правильно їх класифікувати? Напевно, найбільш виграшним рішенням тут буде розділити папери на 4 "рубрики" - "дім", "сім 'я", "робота", "фінанси". Для кожного типу можна завести окрему теку. Крім того, документи можна розділити за належністю кожному члену сім 'ї, або за розміром самих документів, - тут все залежить від вашої фантазії.

4. Саме фантазія стане визначальним фактором при вирішенні питання про те, в чому краще зберігати документи. Це можуть бути різні теки або відділення портфеля. При цьому теки краще купити різних кольорів і обов 'язково підписати, щоб не заплутатися. Сюди ж краще складати і дублікати документів, оскільки в будь-якій надзвичайній ситуації всі необхідні папери будуть у вас під рукою.