Відповідно до чинного законодавства практично для кожного підприємства покладається обов 'язкова наявність печатки. Однак це залежить від форми власності. Звільняються від цієї вимоги товариства та товариства з додатковою відповідальністю. Наявність відбитка печатки необхідна на кадрових, юридичних та правових документах, де присутній підпис посадової особи.
Наявність відбитка печатки обов 'язкова на договорах, контрактах. На них присутній підпис директора організації або іншої уповноваженої особи. Без запевнення печаткою вона може бути визнана недійсною. При укладенні трудового договору працівникам необхідно звертати особливу увагу на наявність її відбитку.
Наявність печатки на наказах про прийняття, звільнення, переведення не є обов 'язковою. Але на практиці склалася інша ситуація, що її відбиток ставиться там, де присутній підпис керівника підприємства. Коли працівник просить копію трудової книжки, наказу про прийняття/звільнення, то на ній необхідно написати слово "Вірно" або "Копія вірна", вказати назву посади кадрового співробітника, його прізвище, ініціали. Кадровик повинен поставити особистий підпис і відбиток печатки компанії або відділу кадрів, яку слід розміщувати так, щоб не закривати підпис, оскільки надалі можуть виникнути проблеми з її викриттям. Прийнято вважати, що печатка повинна розташовуватися на частині найменування посади.
Записи на титульному аркуші трудової книжки, а також всередині неї слід обов 'язково завіряти печаткою підприємства або кадрової служби. Коли працівник звільняється з організації, проводиться його переведення на іншу посаду або до іншого роботодавця, її відбиток повинен бути присутнім. Друк слід проставляти так, щоб підпис посадової особи і розшифровка були доступні для читання. При зміні персональних даних фахівця в його трудовій книжці слід внести запис, що підтверджує цей факт. Такий запис необхідно запевнити відбитком друку. Найменування компанії на ній має відповідати назві фірми в статуті або іншому установчому документі. Якщо відбулося перейменування, це потрібно зафіксувати, запевнити новою печаткою організації. Наявність відбитка печатки обов 'язкова при укладанні договорів, що мають юридичну, правову силу. Виняток становлять лише випадки, які потребують нотаріального засвідчення.