Всі господарські дії мають подвійний характер, саме з цієї причини в балансі вони враховуються методом подвійного запису. У бухгалтерському обліку подвійний запис - це пов 'язане між собою одночасне відображення в балансі господарських операцій однієї і тієї ж грошової суми за кредитом одного балансового рахунку та дебетом іншого. Зв 'язок між рахунками називають кореспонденцією рахунків, а безпосередньо самі рахунки - кореспондуючими.
Сутність подвійного запису
Бухгалтерський облік неможливий без балансових рахунків і подвійного запису. Всі записи господарських дій ведуться, ґрунтуючись на первинні документи, з їх допомогою вони і підтверджуються. Подвійний запис показує шляхи надходження та вибуття певних коштів, види операцій, що здійснили зміни цих коштів, джерела їх формування, а також фінансові підсумки, що характеризують виробничу діяльність.
В економічному сенсі подвійний запис показує двоїстий характер майна підприємства. У балансі вона розглядається з двох сторін, а саме склад і розміщення - в активі балансу, а способи їх формування - в пасиві. Підсумок всіх записів у статтях активу незмінно дорівнює підсумку в пасиві, через що є можливість легко перевірити точність бухгалтерських проводок. Складання проводок, що показують суть господарських операцій, неможливе без розуміння бухгалтером сутності процесу і всіх тих змін, до яких вони зрештою призводять. Спеціаліст змушений працювати з різними документами, кожен з яких виступає носієм економічної та юридичної інформації про рух фінансів і матеріальних цінностей.
Перед здійсненням запису операцій на кореспондуючих рахунках, необхідно проаналізувати первинні документи. Вибір і подвійний запис на кожному папері кореспондуючих рахунків обов 'язково підтверджується підписом бухгалтера, який зробив його. Від правильності кореспондуючих рахунків залежить достовірність відображених бухгалтерських операцій на рахунках. Кожен бухгалтерський папір являє собою письмове свідоцтво про вироблену господарську операцію, що підтверджує його правдивість. Відсутність таких документів або невірне їх оформлення приносить великі проблеми з перевіряючими органами, працівниками, інвесторами, постачальниками тощо.
Прояви подвійності бухгалтерського обліку
Крім подвійної реєстрації в однаковій сумі кожного факту господарської діяльності, бухгалтерський облік передбачає подвійність більшості інших процедур. Наприклад, ведеться дві системи записів - систематична і хронологічна, два типи реєстрації - аналітичний і синтетичний облік. Рахунки підрозділюються також на дві групи: матеріальні та особисті, кожен з яких у свою чергу має дві статті - дебет і кредит. Більше того, всю господарську діяльність здійснюють дві сторони. Інформаційні потоки мають дві точки - вхід і вихід. І, нарешті, будь-яка бухгалтерська робота здійснюється двічі - в першу чергу реєструються факти, а далі виконується перевірка правильності виконаної роботи. У бухгалтерському обліку формуються три обов 'язкові атрибути - це рахунки, баланс і подвійний запис. Вони створюють візуальну гармонію, оскільки дебет завжди дорівнює кредиту, а актив не розходиться з пасивом.