Презентація - це один із сильних прийомів впливу на потенційних клієнтів, партнерів і колег. Керівництво компанії має проявити певну рішучість, оскільки при непрофесійному підході до проведення цього заходу є деяка частка ймовірності створити фірмі негативну репутацію.
Для того щоб провести презентацію, потрібен певний привід, наприклад, відкриття чого-небудь, виведення нового продукту на ринок, запуск нового обладнання та інше. Останнім часом приводом для презентацій є надання нової послуги або такі події, коли нова торгова марка виходить на ринок.
Отже, визначившись з приводом презентації, слід зупинити увагу на наступних моментах.
- Місце проведення презентації кожною компанією визначається індивідуально, як правило, вибір того чи багато місця залежить від цілей заходу і роду діяльності компанії. Досить часто в якості місць проведення презентації вибираються площі замовників. Такий вибір цілком виправданий, якщо мова йде про відкриття комбінату або заводу, коли мета презентації - знайомство з принципами роботи підприємства і безпосередньо з ним.
- Від цільової аудиторії (складу запрошених осіб) багато в чому залежить досягнення поставлених цілей. Тому необхідно чітко розпланувати, кого варто, а кого не варто запрошувати на майбутню презентацію.
- Вислів "Короткість - сестра таланту" діє і стосовно презентацій. Її урочиста частина повинна бути саме короткою і діловою. Найбільш оптимальним варіантом вважається, коли кількість виступаючих в урочистій частині презентації не перевищує трьох осіб, оскільки завдання презентації полягає в тому, щоб створити сприятливе враження у присутніх на ній персон, а не втомити нескінченно довгими роздумами. Для поліпшення сприйняття мови оратор може використовувати відеоматеріал, що супроводжує його оповідь.
- Презентація повинна закінчуватися неформальним спілкуванням гостей і супроводжуватися фуршетом.
- Невід 'ємною частиною презентації є пам' ятні подарунки.
Таким чином, для того щоб грамотно провести презентацію, слід продумати кожен етап її організації до самих дрібниць, врахувати максимальну кількість обставин, які можуть мати ключове значення у створенні відповідного враження про планований захід.