Дуже часто громадянам для відновлення, оформлення документів, а також для підтвердження юридично значущих фактів потрібні виписки з різних документів. Це можуть бути накази, штатний розпис, будинкова книга і навіть історія хвороби. Тому співробітник-документознавець практично будь-якої організації рано чи пізно стикається з необхідністю формування виписки.
Інструкція
1. На тип виписки впливає тип документа, з якого ви копіюєте дані, і його давність. Справа в тому, що для таких документів, як, наприклад, виписка з трудової книжки, передбачений спеціальний бланк і, хоча багато організацій і допускають вільну форму копіювання, бажано використовувати стандарт. На форму і вид виписки з будинкової або похосподарської книги впливатиме і мета вчинення цієї дії. Так, якщо ви копіюєте дані для оформлення компенсації за комунальними послугами, то потрібно внести дані про кількість зареєстрованих на житлоплощі, а якщо вам потрібно відновити правовстановлюючі документи на нерухомість, то у виписці повинні бути відображені дати первісної реєстрації всіх домочадців, а також тих, хто з обліку вже знятий.
2. Сформулюйте ввідну частину при оформленні виписки з юридичного документа, наприклад, протоколу. У ній коротко викладіть причини цього запиту. Вступна частина повинна включати порядок денний, тобто причину, через яку має зібратися засідання.
3. Потім складіть основний текст зі змістом необхідних абзаців, в якому вкажіть питання, що обговорювалися на засіданні, хто слухав, що слухали і що постановили в результаті слухання справи щодо порядку денного. Текст, виписаний з протоколу, повинен містити так званий "завірювальний запис". У ній позначте, що виписка з протоколу відповідає оригіналу, вкажіть свою посаду, дату, поставте підпис з розшифровкою.
4. При оформленні витягу з трудової книжки (трудового договору) необхідно мати в наявності копію особової або основної частини договору, де зазначено назву документа, прізвище, ім 'я, по батькові власника, рік народження, освіту, професію тощо. В іншому потрібно лише зробити копії необхідних сторінок.
5. Пам 'ятайте, що часто виписка повинна бути завірена не тільки керівником організації-утримувача документа, а й печаткою нотаріуса. Як правило, про вимоги до виписки ужно уточнювати в тому закладі, куди ви готуєте документ.