Багато компаній незалежно від форми власності щорічно готують публічні звіти за результатами річної діяльності. Ці документи служать джерелом інформації для широких кіл громадськості, а разом з тим - є зримим доказом ефективності або неефективності організації.
Від того, наскільки якісно підготовлений річний звіт може залежати рішення зборів акціонерів про подальшу долю компанії, оцінка громадськості на діяльність організації тощо. Іншими словами, фахівець або структурний підрозділ, що розробляє річний звіт повинні усвідомлювати, що від якості кінцевого документа залежить не тільки репутація, а й подальший розвиток підприємства. Найчастіше завдання з підготовки річного звіту лягає на аналітичний відділ або інший структурний підрозділ, що здійснює функції за відомістю інформації про діяльність всієї компанії за річний період.
Залежно від роду діяльності організації та характеру аудиторії, для якої призначаються документи, звіт може бути витриманий в стилістиці внутрішніх документів або публічної інформації для широкого кола читачів. Стилістика внутрішньої документації дотримується для звітів, що презентуються установчому складу та акціонерам компанії. У цьому випадку, більша увага у звіті ставиться на фінансові показники, економічну ефективність і результати роботи по досягненню ключових завдань, позначених у плані.
Для публічного звіту, який, як правило, публікується на офіційному сайті для загального огляду, необхідний більш детальний опис діяльності організації, її завдань і місії. Ряд наведеної інформації потребує детального пояснення, для чого готується окремий розділ. Як правило, розробкою публічного звіту аналітичні служби займаються в тісному взаємозв 'язку з фахівцями зі зв' язків з громадськістю, які мають можливість коригувати інформацію залежно від її значущості. Незалежно від характеру цільової аудиторії звіту, будь-який підсумковий документ має чітке угруповання за розділами. У першому розділі, як правило наводяться завдання, які ставилися перед організацією і результати по їх досягненню. Далі наводяться результати фінансової роботи за рік і виробничі підсумки. Фінальним розділом, як правило, є діяльність компанії по соціальному напрямку. Як правило, ці відомості містяться в публічному звіті, де наводяться результати соціально-спрямованої політики компанії. Як матеріали для включення до звіту беруться відомості про нагородження представників організації за високі заслуги у сфері соціальної підтримки, результати благодійної діяльності та ін. Слід пам 'ятати, що відбираючи інформацію для відображення у звіті, необхідно зберігати об' єктивність даних, що надаються. Це правило необхідно дотримуватися навіть у тому випадку, якщо результати діяльності компанії за окремими показниками далекі від ідеалу або свідчать про недостатню ефективність роботи. Говорячи про це, у звіті необхідно відобразити можливі причини, що призвели до подібних підсумків, а також зафіксувати увагу аудиторії про твердий намір усунути проблему в майбутньому періоді.