У процесі роботи та підготовки документів важлива роль відводиться їх погодженню, яке може бути внутрішнім, де документи візується відділами самої організації або зовнішнім, пов 'язаним з узгодженням документів іншими установами. Юридично правильно узгоджений документ дає право на здійснення дій, передбачених законами, нормами і правилами. Документи, що пройшли процедуру узгодження, скріплюються печаткою або штампом.
Інструкція
1. Працюючи співробітником організації, в обов 'язки якого входить внутрішнє і зовнішнє узгодження документів, необхідно володіти чіткою інформацією про те, які відділи компанії відповідають за їх візування.
2. Складіть список документів, які необхідно буде погоджувати протягом усього періоду роботи. Чітко визначтеся з відділами, що відповідають за їх візування. Складіть таблицю, в якій будуть вказані види документів, що підлягають обов 'язковому погодженню, відділи, відповідальні за проведення цієї роботи, посади, прізвища, імена, по батькові співробітників, їхні телефони та адреси електронної пошти.
3. Визначіться з документом, який необхідно узгодити. Складіть план, вказавши черговість звернення до відділів організації. З 'ясуйте терміни виконання роботи, переговоривши з кожним співробітником усіх підрозділів компанії, відповідальних за візування документа.
4. Уважно стежте за термінами узгодження документа, швидко реагуйте на будь-які зміни, що вносяться в нього співробітником відділу. Якщо виникають будь-які сумніви щодо внесених до документа правок, обов 'язково проконсультуйтеся з фахівцями організації, уточнивши всі нюанси. Це допоможе в подальшому скоротити час узгодження і дозволить юридично грамотно оформити документ.
5. У кожному відділі організації після проходження процедури узгодження на документі ставиться віза. Це може бути штамп відділу або гриф "Погоджено" із зазначенням посади співробітника, його прізвища та підписи. Простежте за тим, щоб кожен працівник, який відповідає за узгодження документа, правильно його завізував. В іншому випадку, він не буде підписаний керівником організації.
6. Останньою ланкою, що візує документ, є керівник підприємства. Документ вважається узгодженим юридично грамотно тільки за наявності підписів керівництва, співробітників усіх відділів, печатки або штампа підприємства.
7. При зовнішньому узгодженні документів, що вимагають їх візування різними установами, ознайомтеся зі списком організацій, до яких належить звернутися. Дізнайтеся детальну інформацію про відділи, їх співробітників, що займаються узгодженням. Зателефонуйте до них або надішліть повідомлення електронною поштою, уточнивши необхідний перелік документів. Узгодьте час зустрічі.
8. Підготуйте для співробітника установи, що займається зовнішнім узгодженням документів, перелік питань, пов 'язаних з термінами візування та процедурою внесення змін. Складіть офіційну заяву за встановленою формою, зазначивши перелік документів, що підлягають погодженню. Контролюйте терміни візування документів і правильність їх оформлення.