Головним інструментом управління фінансовими потоками будь-якого підприємства є розрахунковий рахунок. Його грамотне ведення забезпечує своєчасні розрахунки з партнерами по бізнесу, постачальниками і підрядниками, співробітниками організації та бюджетом. Регулювання безготівкових розрахунків можна розділити на 2 блоки: здійснення операцій за розрахунковим рахунком та відображення їх на рахунках бухгалтерського обліку.
Інструкція
1. У невеликих підприємств, як правило, не виникає особливих проблем з організацією платежів: фінансовий працівник формує доручення, відвозить у банк або передає в електронному вигляді за системою "Клієнт-Банк", отримує виписки і проводить їх у бухгалтерській програмі. Якщо ж мова йде про холдинг, що об 'єднує кілька десятків юридичних осіб, для управління розрахунковим рахунком потрібна система.
2. Організуйте облік документів, що надходять на оплату від різних підрозділів компанії: реєструйте їх у спеціальному журналі або електронному файлі з локальним мережевим доступом. Самі рахунки, специфікації, службові записки та інші заявки з проханням про перерахування коштів зберігайте в різних накопичувачах за відповідною тематикою: податки, зарплата, платежі основним постачальникам, комунальні витрати, розрахунки за кредитами тощо.
3. Оформляючи платіжні доручення, уважно перевіряйте банківські реквізити отримувача, суму платежу та його призначення. Ніхто не застрахований від помилок, тому, віддаючи готові платіжки на перевірку і підпис головному бухгалтеру, прикріпите до кожного доручення первинний документ, на підставі якого його було складено.
4. Як правило, співробітникам, які залишили заявку на оплату будь-яких витрат, важливо знати дату і номер платіжного доручення. Щоб при кожному питанні не відволікатися на пошуки, ведіть щоденний зведений реєстр операцій за розрахунковим рахунком. Він повинен містити інформацію про одержувача, суму і призначення платежу, при безлічі юридичних осіб у складі компанії - про платника, а також номер доручення.
5. Такий реєстр операцій можна складати вручну, але найбільш оптимальним буде його автоматизований варіант. У більшості бухгалтерських програм є подібна функція, або є можливість її створення.
6. Для зручності ведіть зведення про платежі у файлі із загальним доступом, або викладайте його в готовому вигляді в локальну мережу вашої організації. Так всі зацікавлені особи зможуть отримати необхідні їм відомості.
7. Щоб не пропустити терміни регулярних платежів, складіть календар для планових витрат: податків, сплати відсотків за кредитами, чергових траншів за договорами тощо.
8. Для правильного відображення операцій за розрахунковим рахунком у бухгалтерському обліку узгодьте з головним бухгалтером типові проводки у письмовому вигляді та орієнтуйтеся на них при розносці банківських виписок.
9. Обов 'язково встановіть систему "Клієнт-Банк". Вона дозволить уникнути щоденних поїздок у банк і прискорить проведення платежів, оскільки операціоністу банку не доведеться обробляти їх вручну. Практично всі подібні програми підтримують функції обміну з бухгалтерськими програмами: завантаження платіжних доручень та вивантаження виписок.
10. Зрозуміло, автоматизація розрахунків не скасовує документів на паперових носіях, тому не забувайте регулярно отримувати з банку виписки за розрахунковим рахунком і передавати їх до бухгалтерії.