Кожна організація повинна здійснювати облік усіх господарських операцій. Як правило, будь-які рухи оформляються виправдувальними документами, які є обліковими. Саме на підставі такої документації і базується бухгалтерський облік. Що взагалі являє собою облікова документація і навіщо вона потрібна?
Вся облікова документація складається на уніфікованих формах, тобто на бланках, які встановлені законодавством. У тому випадку, якщо форма не передбачена вищестоящими інстанціями, документи оформляються в довільному вигляді. Облікові документи обов 'язково повинні містити найменування, дату складання, реквізити організації, зміст операції, найменування посад співробітників та їх підписи.
Суть облікових документів полягає у відображенні всіх господарських операцій, що здійснюються організацією, а також у спрощенні ведення податкового та бухгалтерського обліку. Вся інформація, яка міститься в облікових документах, повинна бути достовірною і зрозумілою. Наприклад, якщо ви оформляєте бухгалтерську довідку, то зміст операції не слід писати занадто завуальовано, досить ясно і зрозуміло викласти її суть.
Документи повинен оформляти керівник або особа, яка затверджена наказом директора. Складаються облікові документи в той день, коли була досконала операція або ж після її завершення. Наприклад, на початку місяця здійснюється витрата пального, причому це робиться протягом кожного дня протягом тридцяти днів. Бухгалтер може розрахувати витрату ПММ у перший день наступного місяця і скласти бухгалтерську довідку. Внесення будь-яких змін до документів не допускається. У тому випадку, якщо ви помітили помилку, ви повинні видати розпорядження про внесення виправлень. Після чого скласти інший документ, який у подальшому необхідно підкріпити до попереднього. Облікові документи можна оформити як на паперовому носії, так і на електронному. Але якщо ви використовуєте останній спосіб, то в разі необхідності ви повинні роздрукувати копію, оскільки вона необхідна для надання в державні інстанції, наприклад, в податкову інспекцію.