У міжособистісних відносинах важлива не тільки розмова, а й листування, адже інформація, викладена в текстовому вигляді, легше сприймається, її можна зберегти і звертатися до неї безліч разів. У сучасному світі вважається, що написання листів - заняття застаріле і неактуальне. Насправді в повсякденному житті люди дуже часто звертаються до епістолярного жанру. Саме тому дуже важливо розбиратися в стилях письма і володіти навичками їх написання.
Що таке «стиль»
Що розуміється під стилем в лінгвістиці? Стиль мовлення, тексту, письма - це сукупність певних мовних засобів, за допомогою яких людина висловлює свою думку в усній або письмовій формі. У російській мові виділяють п'ять основних функціональних стилів мови:
- розмовний;
- художній;
- публіцистичний;
- науковий;
- офіційно-діловий.
Деякі лінгвісти виділяють ще два додаткових стилі: конфесійний та епістолярний. Останній варто описати більш детально.
Різновиди листів
Епістолярний стиль - це набір мовних прийомів, які використовуються в написанні листів. Його назва походить від грецького слова epistola, що можна перекласти як «письмове послання». У тій чи іншій ситуації цей стиль запозичує характеристики основних стилів мови.
Залежно від адресата і мети повідомлення листування поділяються на кілька видів, або стилів листа:
- Неофіційний.
- Офіційний (діловий).
Якщо мета письма - обмін будь-якою науковою інформацією, то таке листування містить в собі риси наукового стилю. Епістолярний стиль також дуже часто застосовується в публіцистиці, коли автор у своєму листі може звертається як до конкретної особи, так і до всієї громадськості, закликаючи до активних дій.
Особливості листів
Характерні ознаки у кожного стилю письма розрізняються, однак є певні особливості, які їх об'єднують. У складанні будь-якого послання дуже важливо дотримуватися певної структури. Необхідно виділити адресата і адресанта, визначити їх соціальну роль. За допомогою правильно підібраних для цієї ситуації мовних засобів якомога більш точно і коротко викласти суть послання.
Залежно від мети автор листів може використовувати різні вирази і стійкі фрази. Зазвичай у листуваннях розкривається особистість та індивідуальність адресанта. Більшою мірою це виражено в неофіційному стилі письма, коли в автора більше можливостей для використання оригінальних мовних оборотів або інших засобів передачі своїх думок і почуттів адресату. Лист - це не тільки письмовий монолог, іноді в ньому присутні елементи діалогу, наприклад коли автор звертається до одержувача. Для епістолярного стилю також характерне поєднання розмовної та письмової мови.
Різні стилі листа - це різні зразки написання і використовують неоднакові кліше. Для досягнення оптимального результату та інформативності послання корисно знати їх композицію і правила написання.
Структура листів
Визначальною ознакою епістолярного стилю є композиція. Люди губляться в різноманітті видів листувань, що породжує питання про те, як написати лист. Загальну структуру всіх листів можна звести до таких елементів:
- Початок, поважне звернення до адресата.
- Основна частина, що розкриває суть послання.
- Кінець, або висновок, в якому підбиваються підсумки всьому написаному.
- Підпис автора і дата написання.
- У деяких випадках постскриптум (P.S), в який розміщується додаткова інформація.
Особистий лист
Стиль особистого письма найбільш цікавий і різноманітний. Такі послання - своєрідна сторінка щоденника, в якій автор висловлює свої потаємні думки і переживання. Ступінь їх розкриття залежить від близькості відносин між відправником і одержувачем.
Адресатами особистих листів, як правило, є члени сім'ї, родичі, друзі. Характер таких листувань інтимен і суворо конфіденційний, особистість автора яскраво простежується протягом усього оповідання або сповіді. Це може бути розповідь про минулі події, роздуми на різні теми, спостереження або поради. Творчий початок тут неймовірно великий, адже відправник має у своєму розпорядженні величезний арсенал художньо-виразних засобів. Вони допомагають більш яскраво відобразити почуття і відчуття автора з того чи іншого приводу, в якомусь роді виконують функцію міміки при живому спілкуванні. Так, особисті листи виходять дуже емоційними та експресивними, адже в них автор дуже часто не соромиться в сильних виразах, іноді навіть використовуючи ненормативну лексику.
У приватного послання немає суворих правил написання, крім тих основних, властивих всім епістолярним стилям письма. Тут заохочується свобода авторської думки, невимушеність і природність.
Листи в науковій діяльності
Листи в науковій сфері складаються з метою обміну науковою інформацією між науковцями. Це своєрідний вид наукової доповіді, адресований певній особі. Для наукового стилю письма характерні точність і логічність викладу. Двозначне трактування тієї чи іншої інформації тут неприпустиме, матеріал повинен розумітися однозначно. У досягненні цієї мети допомагає використання тез і термінів. Наукова інформація також повинна бути підкріплена незаперечними фактами, які і підтверджують її справжність.
Цілі, з якими створюється науковий лист, вимагають від нього монотонності та сухості викладу. Зрозуміло, таке послання позбавлене експресивності, об'єктивність у ньому відіграє визначальну роль. Найчастіше виклад матеріалу в науковому листі відбувається у формі монологу. Авторський початок у такому листі зведено до мінімуму. Тут важливо зробити акцент на змісті листа, а не на точці зору написав його. Однак особиста думка відправника тією чи іншою мірою все ж відображається, нехай і неявно.
Епістолярний стиль у публіцистиці
Основна мета публіцистичних творів - за допомогою грамотно побудованої мови впливати на читача, вселити йому якусь думку або ідею. Для досягнення цього завдання багато журналістів звертаються до форми листа, який публікують у ЗМІ. Такі послання можуть бути двох видів: з адресатом і без. Лист без певного одержувача призначений для широкого кола людей. У них на огляд громадськості виносяться актуальні питання або події. Є в журналістиці листи, адресовані певній особі, наприклад главам держав або іншим медійним особистостям. Їхнє завдання - домогтися від впливових адресатів вирішення нагальних проблем, вимога негайних дій.
На відміну від наукового, публіцистичний стиль письма більш суб'єктивний і суперечливий. Для висвітлення та оцінки подій публіцист вміло маніпулює різними виразними засобами.
Особливості написання
Журналісти ретельно відбирають суспільно важливу подію і всебічно аналізують її з точки зору автора листа або його замовника. Далі виноситься певне судження і пропонуються варіанти вирішення описуваної проблеми. У складанні такого письма дуже важливі навички переконання, а також знання людської психології. Застосовуючи їх на практиці, публіцисти направляють обговорення в потрібне їм русло, тим самим практично не залишаючи читачам свободу вибору.
Офіційний лист
У системі класифікації листів формальний стиль письма займає особливе місце. Він застосовується в ділових листуваннях, є міжкорпоративним каналом зв'язку. Офіційний лист має безліч видів, які виконують різні функції. Воно також володіє чіткою структурою і суворими нормами, від яких не варто відхилятися. Діловий лист використовує засоби, властиві офіційно-діловому стилю мови. У більшості випадків таке послання має конкретного адресата, наприклад юридична або фізична особа.
Специфіка ділового стилю письма полягає в його сухій, офіційній та одноманітній мові. У ньому у величезній кількості використовуються канцеляризми, штампи, кліше і стандартні обороти, а також різного роду скорочення. Інформація подається за допомогою простих поширених речень. Тон офіційних листів нейтральний, виклад інформації максимально логічний і послідовний. Все це сприяє вирішенню основного завдання ділового листування: точно, лаконічно і об'єктивно передати конкретне повідомлення, позбавивши його емоційного забарвлення і суб'єктивності.
Види офіційних листів
Залежно від змісту ділові листи поділяються на безліч видів. Зазвичай у кожному офіційному листі порушується одне питання. У разі якщо необхідно відразу вирішити дві і більше проблем, кілька видів поміщаються в рамки одного послання.
Розрізняють такі типи ділових листів:
- Супровідні - лист із вказівками щодо надсилання документів.
- Гарантійні - підтвердження і закріплення певних умов.
- Подячні - висловлення подяки та бажання подальшої співпраці.
- Запрошення - офіційна пропозиція участі у заході.
- Вітальні.
- Інформаційні.
- Рекламні, або пропозиції про співпрацю.
- Запити.
- Сповіщення.
- Прохання.
- Лист-відповідь.
Складання ділового листа
Як написати лист офіційного характеру правильно? Важливо знати і коректно застосовувати закони композиції таких послань. Насамперед необхідно визначитися з темою письма і його видом. Тут потрібно врахувати всю ту інформацію, про яку адресат вже знає, і, відштовхуючись від цього, ретельно продумати зміст і подані аргументи. Лист має бути максимально інформативним і логічним, без зайвих відступів і води.
Існують дві групи ділових листів: одноаспектні і багатоаспектні, або прості і складні. Одноаспектні послання стиснуті і розглядають тільки одне питання. Вони зазвичай не вимагають відповіді. Багатоаспектні листи порушують кілька проблем, тому і більш складні за структурою. Слід детально розглянути їх композицію.
Текст складного листа складається з декількох частин. У першій частині вказуються мотиви, що спонукали автора до написання послання, наводяться необхідні аргументи. Тут необхідно відповісти на питання про те, з якою метою створювався цей лист. У другій частині автор робить висновки, висловлює пропозиції, рішення порушеної проблеми і прохання.
Структури деяких видів офіційних листів
Лист-прохання:
- Причина, що сформувала прохання.
- Сама прохання.
- Бажаний результат, висловлення подяки та готовності до співпраці у разі задоволення прохання.
Лист-запит:
- Причини важливості запиту.
- Сам запит.
- Результат у разі виконання прохання.
Супровідний лист
- Сповіщення про матеріали.
- Інформація про матеріали.
Лист-відповідь, що відхиляє прохання
- Дублювання раніше викладеного прохання.
- Причини відмови.
- Виклад самого факту відмови або відхилення.
Іноді в листі-відповіді наводяться альтернативні шляхи вирішення порушеного питання.
У сучасному діловодстві в основному використовуються одноаспектні офіційні листи.
Оформлення листа
Ділове листування здійснюється на фірмових бланках для офіційних листів. Вони повинні відповідати державним стандартам і містити такі елементи:
- Логотип юридичної особи.
- Назва юридичної особи (автора листа).
- Контакти (адреса, номер телефону, електронна пошта, сайт).
- Дата складання листа.
- Реєстраційний номер листа.
- Відсилання до дати і номера вхідного послання (якщо це лист-відповідь, наприклад).
Наприкінці листа відправником вказується наступна інформація:
- Посада та прізвище з ініціалами підписуючого лист.
- Посада та прізвище з ініціалами укладача (якщо він не ставить свій підпис).
- Список програм (якщо є).
Крім дотримання формальних правил в оформленні велику роль відіграє папір (якщо лист відправляється звичайною поштою). Вона буде відрізнятися залежно від типу ділового послання. Наприклад, для звичайного офіційного листа підійде простий білий папір. Для листів-запрошень, привітань, подяк найкраще вибрати щільний або тиснений папір. Рекламні листи добре виглядають на кольоровому папері.
Кліше і стійкі фрази
Правила офіційного стилю письма вимагають використання готових мовних формул. У різних ситуаціях можна використовувати такі конструкції:
При обґрунтуванні причин і мотивів:
- У зв'язку з відсутністю фінансової допомоги...
- У зв'язку зі складною економічною ситуацією...
- У порядку проведення спільної роботи...
- Відповідно до Вашого листа...
- Відповідно до протоколу...
- У відповідь на Ваше звернення...
- На підтвердження нашої домовленості...
- З метою посилення відповідальності...
- На Ваше звернення...
При складанні листа-прохання:
- Просимо посприяти...
- Просимо вислати на нашу адресу...
- Просимо взяти участь...
- Прошу вжити заходів...
- Прошу взяти до відома...
- Прошу довести до відома...
- Прошу ліквідувати заборгованість...
Для вступу в супровідних листах:
- Надсилаємо інформацію...
- Повертаємо довідкові матеріали...
- Висилаємо підписаний з нашого боку договір...
- Надсилаємо довідкову літературу... тощо.
Листи-підтвердження починаються так:
- Підтверджуємо...
- З вдячністю підтверджуємо...
При складанні листа-відповіді (незадоволення прохання):
- Ваша пропозиція відхиляється з наступних причин...
- Спрямований на нашу адресу проект плану спільних дій вивчено. Вважаємо його неприйнятним з наступних причин...
- На Ваше звернення про спільну роботу вважаємо...
Заключними словами тексту листа можуть бути такі:
- Переконливо просимо направити на нашу адресу інформацію.
- Переконливо просимо Вас не затримувати відповідь.
- Просимо вибачити за затримку з відповіддю.
- Сподіваємося, що наше прохання буде виконано.
При складанні листів-запрошень:
- Запрошуємо взяти участь...
- Просимо направити представника...
При складанні листа-гарантії:
- Оплату гарантуємо...
- Якість виробів гарантуємо...
- Терміни виконання гарантуємо...
Ці заготовки допоможуть вам зробити все правильно.